La presentación de una D.U.T.A. es una etapa importante dentro de una operación OTM. Por eso, llegar a este punto con información incompleta o inconsistente puede generar reprocesos y retrasos.
En la operación diaria, algunos errores se repiten con frecuencia. Identificarlos antes de presentar la declaración puede hacer una diferencia importante en el desarrollo del proceso.
1. Descripciones que no coinciden entre documentos
La información de la mercancía debe revisarse entre los diferentes documentos de la operación.
Por ejemplo, si en el BL aparece una descripción general como “elementos musicales” y en la factura aparecen una flauta, una guitarra y un tambor, existe una relación que debe revisarse y validarse.
Pero si en esa misma factura aparece además una bicicleta, ya existe una inconsistencia que debe ser analizada antes de continuar.
La revisión permite identificar a tiempo qué mercancía se está declarando y si la información corresponde con lo que realmente será importado.
2. Un FOB declarado incorrectamente
El valor FOB es un dato importante para la declaración ante la DIAN.
Por eso, la información relacionada con el valor de la mercancía y los conceptos que lo componen debe estar correctamente soportada.
Cuando una factura utiliza determinados términos de negociación y no discrimina los valores correspondientes, pueden ser necesarios certificados de flete o de gastos en origen para soportar la información requerida.
Un dato incorrecto o incompleto puede generar observaciones, demoras en la radicación y afectar la continuidad de la operación.
3. Información incorrecta en el BL
El BL es otro documento que debe revisarse antes de avanzar.
La descripción y demás información deben analizarse frente a los documentos comerciales disponibles. Si existe una inconsistencia, lo recomendable es identificarla y aclararla antes de llegar a la presentación de la declaración.
En una operación logística, detectar un error antes de continuar siempre será más sencillo que intentar solucionarlo cuando la mercancía ya está en proceso.
4. No tener lista la liberación
La D.U.T.A. no debe analizarse como un proceso aislado.
La liberación hace parte de las condiciones que permiten continuar con la operación y, dependiendo de la documentación disponible y de las características del proceso, puede ser necesaria para avanzar.
Por eso es importante que los pagos y autorizaciones requeridos estén gestionados oportunamente.
5. No verificar la cobertura del seguro
Que exista una póliza no significa automáticamente que toda la operación esté cubierta.
Una mercancía puede tener diferentes coberturas dependiendo del tramo del recorrido y de quién contrató el seguro.
Por eso es importante confirmar qué póliza está vigente, quién está asegurado y desde qué punto hasta qué punto existe cobertura.