En una operación logística es común pensar que, si ya se enviaron la factura comercial, el BL y la lista de empaque, la documentación está lista.
Pero tener los documentos no significa necesariamente que la información esté completa y sea consistente.
Antes de avanzar con una operación OTM, es necesario revisar qué dicen esos documentos y si la información entre ellos corresponde con la mercancía que realmente se va a importar.
La información debe contar la misma historia
Imagina que el BL contiene una descripción general de “elementos musicales” y la factura detalla una flauta, una guitarra y un tambor.
En este caso, existe una relación entre la descripción general y los productos detallados, pero la información debe revisarse y confirmarse.
Ahora imagina que esa misma factura incluye también una bicicleta.
Aquí aparece una inconsistencia que debe analizarse antes de continuar, porque la mercancía que figura en la factura debe corresponder con aquello que se está declarando.
La revisión de estos documentos permite detectar este tipo de situaciones antes de que se conviertan en un reproceso.
¿Qué pasa con las descripciones en español?
Cuando la descripción original está en otro idioma, es importante contar con la confirmación adecuada de la descripción en español.
¿Por qué?
Porque quien conoce exactamente la mercancía que está importando es el importador, el shipper y sus actores de comercio exterior. Una traducción realizada sin esa validación puede no representar correctamente el producto.
Además, puede ocurrir que parte de la mercancía esté incluida en la factura comercial pero no aparezca de la misma manera en el BL.
Por eso, el análisis debe hacerse comparando la información disponible antes de avanzar con la declaración.
Los certificados también hacen parte de la información necesaria
Otro caso frecuente ocurre con las facturas que contienen términos de negociación como CFR o FCA.
Si la factura ya discrimina claramente conceptos como flete, seguro o gastos en origen, esa información puede ser suficiente para el análisis correspondiente.
Pero cuando estos conceptos no están discriminados, pueden ser necesarios certificados de flete o de gastos en origen para soportar la información requerida para la declaración.
Por eso, enviar únicamente la factura no siempre es suficiente.
¿Por qué es importante revisar todo antes?
Porque una inconsistencia detectada a tiempo permite solicitar una aclaración o un soporte antes de que la operación avance.
En cambio, si la información faltante se identifica cuando ya se necesita presentar la declaración o continuar con el proceso, aparece un reproceso que puede afectar los tiempos de la operación.
La documentación es, por tanto, una parte activa de la operación logística y no simplemente un conjunto de archivos que deben enviarse.
Una documentación completa es una documentación coherente
Antes de avanzar, revisa:
- Que las descripciones correspondan con la mercancía.
- Que la información del BL y la factura sea consistente.
- Que las descripciones en español hayan sido confirmadas.
- Que los valores y conceptos necesarios estén claramente soportados.
- Que, cuando corresponda, se adjunten los certificados requeridos.